Phần mềm số hóa và những tiện ích mà nó mang lại

Tại các doanh nghiệp, ngân hàng số hóa đơn, chứng từ, hợp đồng… rất nhiều, cần lưu trữ cẩn thận. Tuy nhiên, việc lưu trữ tài liệu bản cứng sẽ gặp các rủi ro như thất lạc, ố không đọc được, rách lát. Để khắc phục những điều đó, Phần mềm số hóa ra đời, giúp lưu trữ thông tin dưới dạng bản mềm điện tử, hơn nữa, còn lưu trữ được lượng rất lớn thông tin.
Phần mềm số hóa và số hóa tài liệu là gì?
Phần mềm số hóa là phần mềm điện tử giúp lưu trữ thông tin dưới dạng tài liệu điện tử. 
Số hóa tài liệu là việc chuyển dữ liệu dưới dạng bản cứng, giấy tờ bên ngoài thành tín hiệu số mà máy tính có thể hiểu, xử lý và lưu trữ. Việc số hóa tài liệu sẽ giúp việc lưu trữ được khối lượng thông tin lớn, tránh thất lạc. Việc truy xuất, tìm kiếm thông tin hay chia sẻ đến người khác, chỉnh sửa và tái sử dụng thông tin cũng dễ dàng hơn.
Những tác dụng của phần mềm số hóa
Thứ nhất, khi lưu trữ tài liệu dưới dạng bản giấy, sẽ phải bố trí không gian để lưu trữ, thông tin ngày một nhiều, lại càng cần mở rộng diện tích để có thể tích trữ tài liệu. Không chỉ vậy, lưu trữ bản cứng tốn kém chi phí cho giấy tờ. Phần mềm số hóa giúp tiết kiệm không gian và chi phí cho giấy viết.
Thứ hai, tài liệu bản giấy có nguy cơ ố vàng sau thời gian, rách nát, thậm chí thất lạc bởi một doanh nghiệp có rất nhiều phòng ban, nên khi hợp đồng, chứng từ chuyển từ phòng ban này sang phòng ban khác, thất lạc là điều khó tránh khỏi. Nhưng với việc số hóa dữ liệu sẽ khắc phục hoàn toàn những vấn đè trên.
Thứ ba, giúp giảm tải công việc cho nhân viên lưu trữ cũng như chia sẻ dữ liệu. Khi chuyển thông tin, tài liệu không cần qua bưu điện hay tự tay đưa trực tiếp tốn công đi lại và thời gian mà chỉ cần một cái kick chuột rất đơn giản, nhanh chóng là có thể chia sẻ tài liệu cho nhau.
Thứ tư, tài liệu có lỗi, nếu dưới dạng giấy sẽ phải làm lại hoàn toàn nhưng với phần mềm số hóathì chỉ cần tìm và sửa chỗ sai trực tiếp qua máy tính là được. Không những thế, khi có một đoạn thông tin, dữ liệu tái sử dụng, không cần phải ngồi hì hục chép lại mà chỉ cần copy paste là xong nhanh chóng, thuận tiện.
Thứ năm, với phần mềm số hóa củaCMC Soft, còn có thể chuyển dữ liệu từ hình ảnh sang thành thông tin dữ liệu có ý nghĩa qua quá trình chụp và quét nhờ CMC Soft xây dựng thêm cả phần mềm OCR và ICR ( Nhận dạng ký tự thông minh và quang học). Nhờ công nghệ này mà việc chuyển đổi dữ liệu, số hóa tài liệu đơn giản và chính xác hơn.
Xem bài viết trước: http://sachchamsocsuckhoe.net/?p=4606

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *